Virtuelle Assistenz

Virtuelle Assistenz vs. Angestellte, was ist besser?

Eine weiße Unterlage, auf der ein Stift, Notizbuch und Reiszwecknadeln liegen mit der Schrift: virtuelle Assistenz oder Festangestellter, was ist besser?

In letzter Zeit lese ich, dass Unternehmer auf Festangestellte schwören. Dabei sehe ich in vielen Köpfen die Frage aufsteigen: „Virtuelle Assistenz vs. Festangestellte, was ist jetzt besser?“ Deshalb möchte ich in diesem Artikel auf diese Frage eingehen.

Dabei definiere ich zuerst den Angestellten, zeige auf welche Vorteile und weitere Faktoren zu beachten sind, gehe dann über zwischen den Unterschied der zwei Arbeitsgruppen und zähle weitere Faktoren über die virtuelle Assistenz auf. Fangen wir an!

Definition Festangestellter

Kommen wir zur Belegschaft zurück. Laut Duden handelt es sich hierbei um eine Person, die eine feste Anstellung im Unternehmen hat. Angestellte werden nach gehalt.de so definiert, dass sie einen festen und geregelten Arbeitsplatz haben. Sie müssen zur Hälfte und durch Ihre Arbeit für Ihre Sozialversicherung aufkommen.

Im Gegensatz zu einem Freelancer hat ein Beschäftigter andere Rechte und Pflichten. Zum Beispiel gewährt der Arbeitgeber ihm eine regelmäßige Tätigkeit, welcher ein Mitarbeiter nachgehen kann, zum anderen erhält er dadurch ein regelmäßiges Einkommen, welches 1x im Monat ausgezahlt wird.

Zusätzlich muss der Arbeitgeber für ihn weitere Beiträge abführen, wie Lohnsteuer, Sozialversicherungen usw.

Welche Aufgaben übernimmt ein Angestellter?

Gerade bei Mitarbeitern sind die Aufgaben vorgeschrieben. Eine Bürofachkraft kann und sollte keine IT-Administration übernehmen. Dafür hat ein Arbeitgeber zu sorgen.

Also kann eine Arbeitskraft für einen Bereich eingesetzt werden. Dienstleister können im Gegenzug weitere Tätigkeitsfelder haben. Somit sind sie eine Erleichterung für Selbstständige und Solopreneure.

Auch bei Mitarbeitern kann in diesen drei Bereichen unterschieden werden. Büroadministration, Technik und IT sowie Marketing und Vertrieb.

Da es viele Berufsbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung gibt, werde ich nicht alle auflisten. Wer weitere Infos über eine Berufsgruppe haben möchte, kann bei der Bundesagentur für Arbeit weitere Informationen einholen.

Wo findet man Festangestellte?

Stellenausschreibungen können auf diversen Plattformen stattfinden. Diese sind zum Beispiel:

  • eigene Website
  • auf Jobplattformen wie Step  Stone oder Monster,
  • über Social-Media-Plattformen
  • in Zeitungen wie das Wochenblatt,
  • Ausschreibungen am schwarzen Brett,
  • eigene Community
  • etc.

Vorteile einer Angestellten

Als Erstes sehe ich die Loyalität. Ein Arbeitnehmer überlegt sich, ob er sich die Mühe machen möchte, sich umzuorientieren bzw. sich auf anderen Stellen zu bewerben.

Verfügbarkeit

Die Arbeitszeiten gibt der Arbeitgeber vor. An die muss sich der Auftragnehmer halten.

Im Vorhinein vereinbaren Sie zu welchen Konditionen. Ist der Job eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle? Wie viele Stunden muss der Arbeitnehmer im Betrieb oder im Homeoffice arbeiten? Und was für Tätigkeiten hat der Angestellte?

Weiterbildung und Wissen

Wenn Angestellte bereits Berufserfahrung haben, sind sie eine wertvolle Ressource für den Arbeitgeber, denn sie bringen von vorherigen Projekten und Auftraggeber eine Struktur, Expertise und Wissen mit.

Der Arbeitgeber hat Sorge zu tragen, dass ein Arbeitnehmer das nötige Wissen vermittelt bekommt, um seine Tätigkeit ordentlich ausführen zu können. Somit ist der Arbeitgeber für Fort- und Weiterbildung zuständig.

Onboarding

Der AG (Abkürzung für Arbeitgeber) muss entweder selbst den Mitarbeiter einarbeiten oder er ernennt jemanden, der für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters zuständig ist.

Der Unternehmer muss auch dafür sorgen, dass der Arbeitgeber ordentlich angemeldet ist und benötigt dafür die entsprechenden Papiere. Ein weiterer Stressfaktor.

Offboarding

Bei einem Austritt des Mitarbeiters muss das Unternehmen den Mitarbeiter abmelden, die Stelle neu vorbereiten, eine neue Stellenausschreibung erstellen und diese bekannt machen. Ein weiterer Stressfaktor für eine selbstständige Person.

Kommunikation

Die Kommunikation verläuft persönlich oder über Konferenzräume wie Zoom oder per Telefon ab, je nachdem ob der Mitarbeiter im Büro sitzt.

Dabei wird über persönliche Kontakte mehr Vertrauen aufgebaut, welche ein Plus für einen Mitarbeiter sein kann.

Standort

Vielen Mitarbeitern wird ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, welches sie auch benutzen können. Dabei gibt es bei einigen Chefs auch die Möglichkeit auf Homeoffice. Das ist eine Ausnahme (die in Sonderfälle, wie Corona zum Regelfall wird).

Mittlerweile gibt es (zum Glück) mehr und mehr digitale Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice suchen. Es erlauben auch mehr Arbeitgeber, dass Mitarbeiter (unter bestimmten Bedingungen) aus ihrem Homeoffice arbeiten dürfen.

virtuellen Assistenten vs. Festangestellte

Der erste Unterschied ist, dass eine virtuelle Assistenz selbstständig ist und ein Angestellter fest in einem Unternehmen und mit einer Tätigkeitsbeschreibung arbeitet.

Zudem hat ein Auftraggeber keine Weisungsbefugnis gegenüber einem Dienstleister. Bei Arbeitnehmern hat er eine.

Ein/e FreelancerIn haben Spezialgebiete und können generalistisch arbeiten. So kann er/sie auch Aufgaben übernehmen, die nicht in ihrem Spezialgebiet ist.

Bei einem Arbeitnehmer muss sich der Arbeitgeber an die vorgegebenen Vorgaben halten. Er muss dafür Sorge tragen, dass der Arbeitnehmer alles da hat, um seinen Job ordentlich ausführen zu können. Weiterhin ist er für die Weiter- und Fortbildungen zuständig.

Im Gegenzug dazu muss er das bei einer DienstleisterIn nicht, da sie selbst für Infrastruktur und Weiterbildung zuständig ist.

Wenn du jetzt denkst: Virtuelle Assistenz vs. Angestellte, was ist jetzt besser? Dann kann ich dich beruhigen. Lies dir erst mal bei den VAs ein.

Definition virtuelle Assistenz

In diesem Artikel habe ich bereits die virtuelle Assistenz definiert. Hier findest du weitere Informationen.

Eine virtuelle Assistenz ist NICHT eine Assistenz! Ich poche darauf, da es öfters zu Verwechselungen kommt. Im Gegensatz zu einer Assistenz ist eine VA (das ist die Abkürzung einer virtuellen Assistenz) eine Expertin in ihrem Gebiet. Sie unterstützt Auftraggeber dabei, ihre Werke zu erfüllen.

VAs sind selbstständig und somit für ihre eigene Infrastruktur und Weiterbildungen zuständig. Deshalb ist es egal, ob sie Haupt- oder nebenberuflich ihre Auftraggeber unterstützen.

Leider wurde Begriff falsch ins Deutsche übersetzt und lautet korrekt: Remote Unterstützung. Der Begriff kommt aus dem Amerikanischen und heißt dort virtual Assistance (zu deutsch: virtuelle Hilfe/Unterstützung). Da VAs Menschen sind, stimmt der Begriff virtuell leider nicht und kann gleichgesetzt werden mit remote.

Die Kommunikation einer virtuellen Assistenz und ihren Auftraggebern findet am Telefon, über digitale Konferenzräume, via E-Mail, über Messenger-Apps und im seltensten Fall persönlich statt.

Welche Jobs kann eine virtuelle Assistenz übernehmen?

Eine VA kann Jobs übernehmen, ohne physisch anwesend zu sein. Dabei ist darauf zu achten, dass das Unternehmen papierlos arbeitet, sodass die VA Zugriff auf alle benötigten Daten hat.

Sie kann Aufgaben in folgenden drei Bereichen übernehmen: Backoffice, Marketing & Vertrieb sowie Technik. Es kommt hierbei auf die vorhandenen Ausbildungen und Qualifikationen an, die sie mitbringt. Eine ausgebildete Bürokauffrau darf NICHT die Buchhaltung für Auftraggeber übernehmen, wenn Sie keine entsprechende Aus- oder Weiterbildung in diesem Bereich hat. Du findest eine Aufzählung der Jobs in einem anderen Blogeintrag.

Wo findet man virtuelle Assistenten?

Du kannst eine virtuelle Assistenz in diversen Social-Media-Gruppen finden. Dort stellst du eine Ausschreibung aus. Daraufhin bekommst du viele Angebote. Ich empfehle dir eine E-Mail-Adresse anzugeben, oder dein Facebook-Messenger wird durchklingeln.

Ein anderer Weg ist, sich selbst DienstleisterInnen zu googeln. Auf den Webseiten kannst du dir den ersten Eindruck schaffen und sehen, ob ihr zueinander passt.

Wer sucht virtuelle Assistenten?

Geschäfts- sowie Privatpersonen. Warum ich das sage? Vor Kurzem habe ich ein Screenshot gemacht, indem ich gesehen habe, dass auch Lehrer eine Assistentin suchen.

Ich arbeite im B2B-Bereich, das heißt, ich bin eine virtuelle Assistentin und keine virtuell persönliche Assistenz. Eine virtuell persönliche Assistenz kann für Selbstständige und Unternehmer arbeiten als auch für Privatpersonen.

Vorteile einer virtuellen Assistenz

Ich fasse mich kurz. Der Vorteil bei einer virtuellen Assistenz liegt klar auf der ✋ Hand.

  • Sie kann zeitweilig unterstützen.
  • Mit einer VA kannst du deine Budget überblicken und kannst leichter Kosten kalkulieren.
  • Sie arbeitet operativ im Unternehmen, so dass du Zeit für die Strategische Ausrichtung hast.
  • Sie bringt ihre Ideen ein, sodass du auch ein Blick von außen bekommst.
  • Mit ihr hast du bereits eine Person, an der du deine neuen Methoden testen kannst. Die Fragen, die zurückkommen, kannst du gleich einarbeiten und kannst zukünftigen Fragen vorbeugen.
  • Zwei weitere Hände sorgen dafür, dass du mehr Zeit hast für die wichtigen Dinge. Erinnere dich zurück: Wann hattest du das letzte Mal Zeit für Freunde oder Familie?

Es gibt viel mehr Vorteile. Ich möchte dir die Faktoren aufzählen, die mir spontan eingefallen sind. Weitere Vorteile findest du unten.

Was kostet eine virtuelle Assistenz?

Ein Fest vereinbarte Monatspauschale kalkulierbarer als bei einem Stundensatz einer Dienstleisterin.

Als Regel kann ich dir angeben, dass du mehr Vorteile mit einer VA hast, die einen Mindeststundensatz von 50 € haben. Diese Personen müssen nicht explosionsartig ihren Stundensatz erhöhen, wenn Sie merken, dass ein niedriger Stundensatz zu wenig ist. Zudem hast du mit einem höheren Preis eine bessere Qualität und 3. ist die Person entspannter und wird dir zum Erfolg helfen.

Gute und erfolgreiche VAs findest du mit einem Stundensatz von mindestens 70 € die Stunde.

Mit einer virtuellen Assistenz kommen keine Zusatzkosten wie zum Beispiel Lohnfortzahlungen, Lohnsteuer, Sozialversicherung etc. dazu. Das trägt alles der /die FreelancerIn selbst. Dafür muss der/die DienstleisterIn einen höheren Stundensatz zahlen.

Du solltest bedenken, dass du mit dem höheren Stundensatz ihre Zeit und viele weitere Kosten bezahlst, die du bei einem Festangestellten auch begleichen musst. Beispiel gefällig?

  • Jegliche Art von Steuern (zum Beispiel: Einkommenssteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, usw.)
  • Sozialversicherung,
  • Kosten für Tools, Anwendungen und Programme,
  • Verschleiß eines Laptops,
  • Hardware,
  • Büromaterial,
  • Lebensunterhalt,
  • Weiterbildung,
  • Usw.

Wie du siehst, ist es mehr, als du aktuell überblicken kannst. Ein weiterer Punkt ist, dass du doppelt zahlst, wenn du eine zu billige VA anheuerst. Weißt du, dass die Qualität bei einer Person mit 15 € Stundensatz nicht so gut ist wie bei einer Person, die mindestens 55 € verlangt?

Woran liegt das? Zu einem kann sich die teure Person eine bessere Weiterbildung leisten, was dein Unternehmen weiterbringt. Eine Person mit 15€ kann in Deutschland seinen Lebensunterhalt bestreiten und nicht gut davon leben.

Verfügbarkeit

VAs sind ihr eigener Boss und bestimmen somit die Verfügbarkeiten selbst. Es gibt einige Dienstleister, die auch am Wochenende arbeiten. Die, die ich kenne, nehmen sich das Wochenende für Familie, Erholung und Freunde frei.

Dennoch ist es soweit ich weiß möglich, mit der VA über Verfügbarkeiten zu verhandeln. Es kann gut sein, dass dadurch die Kosten steigen, da eine FreelancerIn zusätzliche Kosten aufschlägt.

Weiterbildung und Wissen

Die Selbstständigen sind für ihre Weiterbildungen zuständig. Das heißt, dass der/die DienstleisterIn ständig auf den neusten Stand ist.

Es gibt einige (gute) Auftraggeber, die coachen ihre VAs und machen die Weiterbildung mit Ihnen zusammen, damit sie zusammen wachsen. Ich habe mitbekommen, dass es Auftraggeber gibt, die VAs einen Kurs bezahlen und sich dann die wichtigsten Fakten von Ihnen erklären lassen, sodass sie den Kurs nicht selbst machen müssen.

Wie du siehst, ist von A bis Z alles dabei.

Onboarding

Es gibt kein einheitliches Onboarding wie bei Angestellten. Die Dienstleister gestaltet ihr Onboarding mit Kunden anders als Arbeitnehmer.

Wenn du wissen willst, wie das Onboarding bei mir aussieht, dann schau dir doch diesen Artikel an. Darin ist der ganze Prozess dokumentiert und so kannst du dich entlang hangeln. Andere VAs haben einen eigenen Prozess.

Offboarding

Wenn die Zusammenarbeit beendet wird, muss der Kunde dies seiner virtuellen Assistenz mitteilen. Bei vielen wird die Zusammenarbeit sofort beendet. In meinen AGB ist vermerkt, dass eine Kündigung zwei Wochen vor Monatsende zu erfolgen hat. Solltest du also das Managementpaket von Digistore24 gebucht haben, kannst du zum Ende des Monats kündigen. Die Zusammenarbeit findet trotzdem bis zum Ende des Monats statt.

Beim Offboarding werde ich alle Passwörter und nicht notwendigen Unterlagen löschen. Dabei sind notwendigen Unterlagen zum Beispiel: Rechnungen, E-Mails etc.

Kommunikation

Viele VAs und Auftraggeber kommunizieren via Zoom und E-Mails. Darauf kommt es auf die persönlichen Bedürfnisse an. Ich kommuniziere mit Zoom und E-Mails. Aktuell teste ich ein Kommunikationsprotokoll und eine Plattform, die es ermöglicht, nur notwendige Daten einzugeben.

Einige Auftraggeber möchten via WhatsApp mit ihren VAs kommunizieren. Das sollte man nicht machen. 1. werden Kundendaten von Facebook aufgezeichnet. Somit missachtet Facebook die DSGVO, an die Selbstständige und Unternehmer gebunden sind. Und 2. muss der Auftraggeber eine Vorlage unterschreiben, dass er seine virtuelle Assistenz von Folgeschäden befreit.

Da ist es leichter, in Zoom und über E-Mails miteinander zu kommunizieren. Glaub es mir bitte!

Fazit zur virtuellen Assistenz vs. Angestellte

Wie du siehst, haben Angestellte und virtuelle Assistenzen seine Daseinsberechtigungen. Als Solopreneur hast du es mit einer virtuellen Assistenz leichter und kannst dauerhaft mit ihr zusammenarbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass ihr zusammen in DEINEM Unternehmen wachsen könnt.

Da eine virtuelle Assistenz selbstständig ist, hast du mit ihr keine Weisungsbefugnis und kannst nicht darüber bestimmen, wann sie für dich arbeiten soll und wann nicht. Dennoch glaube ich, dass in einem Gespräch eine Einigung gefunden werden kann.

Du benötigst Unterstützung im digitalen Marketing? Gerne können wir uns bei einem virtuellen Milchkaffee über eine Zusammenarbeit austauschen. Und wenn es zur Zusammenarbeit kommt? Dann rocken wir dein Business! Buche dir gleich einen Termin!

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