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5 Tipps für die Zusammenarbeit mit einer VA

Tablet auf dem die Website zu sehen ist mit der Schrift 5 Tipps, auf die du achten sollst, wenn du mit einer VA zusammenarbeiten willst.

Du merkst, du brauchst eine VA, die dir zuarbeitet. Es kommt die Frage auf: »Auf was muss ich achten? Welche Herausforderungen kommen auf mich zu? Was benötige ich, damit die Person einen guten Job erledigten kann?« Du bekommst von mir 5 Tipps, auf die du achten sollst, für eine Zusammenarbeit mit einer VA.

Eine dunkelhäutige Frau, die steht und in die Kamera lächelt. Ein weiß-transparenter Kasten mit der Schrift: 5 Tipps, auf die du achten sollst, wenn du mit einer VA zusammenarbeiten willst.

1. Bereich

Passt ihr Angebot auf deine Bedürfnisse? Oder muss sie sich in allen Bereichen auskennen? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass viele Auftraggeber gerne eine VA haben, die ein Allroundtalent ist. Dabei ist es egal, ob die VA sich spezialisiert hat oder nicht.

 

Ich würde dir empfehlen, Aufgaben an verschiedene VAs auszulagern, da die eine sich in einem Bereich spezialisiert hat und eine andere auf den anderen Bereich. Eine Backoffice VA muss sich nicht mit Online-Marketing auskennen. Eine hat technische VA auch keine Ahnung von Backoffice. Es ist wichtig, dass du die abzugebenden Aufgaben sortierst und dir überlegst, ob du alles an eine VA auslagern möchtest.

 

Ich habe mich zum Beispiel auf digitales Marketing konzentriert. Ich kenne mich ebenfalls mit Office Aufgaben oder Programmierung aus, möchte diese aber nicht anbieten oder bearbeiten.

Ein Mann und eine Frau sitzen an einem Tisch und lächeln in die Kamera. Oberhalb ist ein weiß-transparenter Kasten mit der Aufschrift: Tipp 1: Unterscheide zwischen Backoffice, Online-Marketing und technische Assistenz

2. Kurse / Onboarding / Einarbeitung

Ein weiterer Punkt ist die Einarbeitung. Im Online- oder digitalen Marketing ist es wichtig, dass du deiner VA mitteilen kannst, wer deine Zielperson ist, welche Empathy map deine Zielperson hat und wie die Customer Journey aussieht.

 

Ebenfalls wichtig ist, dass du mit Ihr alle Punkte einmal durchgehst. Ich meine nicht, ein normales Briefing, sondern Aufgaben Schritt-für-Schritt durchgehst und auf Fragen und Bemerkungen achtest. Deine VA könnte eine Idee haben, auf eine effiziente Art arbeiten abzuarbeiten.

 

Oder Sie hat Fragen, diese kannst du dir aufschreiben und das Dokument anderen MA oder VAs zur Verfügung stellen.

Hier ein kleiner Tipp für dich. Bei der Einarbeitung kannst du deine VA bitten, die Einarbeitung für dich zu dokumentieren und dir später zukommen zu lassen, so vergisst du nichts und die Dokumentation geht auf 90 % der Fragen ein, die andere Freelancer oder Mitarbeiter haben könnten.

Zwei dunkelhäutige Frauen sitzen an einem Tisch und lächeln in die Kamera. Oberhalb ist ein weiß-transparenter Kasten in dem steht: Tipp 2: Organisiere ein sehr gutes Onboarding, um Rückfragen oder Nacharbeit zu verhindern.

3. Erwartungen / Vereinbarung

Welche Erwartungen habt ihr voneinander? Das sollte gleich zu Anfang geklärt werden. Ich habe hierfür eine Dokument namens »Willkommenspaket« angelegt, indem die Erwartungen von beiden Seiten aufgeführt werden.

 

Ebenfalls sollte man Vereinbarungen treffen können. Soll es ein wöchentliches Briefing geben? Oder reicht es aus, wenn die VA einmal im Monat ein Report zusendet? All das sollte im Vorhinein geklärt werden.

 

Je nach Produkt bekommen die Kunden bei mir eine Korrekturschleife oder einen wöchentlichen Report zugesendet. So melde ich mich und meine Kunden wissen, dass ich nicht in der Versenkung verschwunden bin.

Ein Tisch auf dem Laptop, Notizbücher, eine Kerze und ein Muffin liegt. Oberhalb ein weiß-transparenter Kasten mit der Aufschrift: Tipp 3: Überlege dir, welche Erwartungen ihr voneinander habt. Haltet es schriftlich in einer Vereinbarung fest.
4. Kontaktmöglichkeiten

Bei mir gibt es die Kontaktmöglichkeit E-Mail. Dafür können mir meine Kunden 5 Mails hintereinander zusenden. Ich werde alle Mails beantworten. Zusammengefasst in einer E-Mail aber ich werde alle E-Mails beantworten!

 

Besprich mit deiner VA, über welche Kontaktwege ihr miteinander kommunizieren könnt und wie schnell die Reaktionszeit sein soll. Dabei solltest du deiner VA mindestens eine Reaktionszeit von 24 Stunden geben, da sie nicht mehr produktiv für dich und andere Kunden arbeiten kann.

 

Auch wenn es für dich leichter erscheint: WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram Direktmessenger sollten nicht die Lösung sein! Auch deine VA möchte Feierabend oder Wochenende haben und mit ihrer Familie oder Freunden kommunizieren können, ohne von dir gestört oder beobachtet zu werden.

Eine Frau tippt auf einem Laptop. Daneben liegen Stift und Notizblock. Unterhalb ist ein weiß-transparenter Kasten mit der Aufschrift: Tipp 4: Überlege dir, wie du die Kommunikation gestalten willst. X - WhatsApp, Facebook Messenger, und Direktmessage. Haken - Slack, E-Mails, Kanbanboard
5. Unterlagen und wissen für die VA. Was benötigt deine VA, um ihre Arbeit gut ausführen zu können?

Ich habe es zum Teil bereits in den oberen Punkten angesprochen. Um euch später viel Nacharbeit nehmen zu können, solltest du dir im Vorhinein überlegen, was deine VA benötigen könnte, um ihre Arbeit effektiv ausführen zu können.

 

Beispiel gefällig? Für eine Online-Marketing-VA könntest du folgende Unterlagen vorbereiten und bereitstellen:

 

  • Persona
  • Empathy map
  • Customer Journey
  • Dein Sales Funnel aufgezeichnet (falls du bereits einen hast). Ich schreibe aufgezeichnet, weil sehr viele Menschen visuelle Lerntypen sind. Aus diesem Grund ist Pinterest so erfolgreich.
  • Tonalität und Wording. Was darf die Person sagen, was nicht?
  • Vorstellung über dich: Wer bist du, was machst du und auf welchen Kanälen kann man dich überall finden.
  • Wie hilfst du deinen Kunden?
    Damit deine VA weiß, mit wem sie es zu tun hat oder worauf sie achten soll, solltest du ihr einen kostenlosen Zugang in deinen Online-Kurs, Coaching oder Produkt gewähren. Schließlich sollte sie dir helfen und das gelingt am besten, wenn sie Einblicke hat, indem was du machst.
  • KPIs und weitere Zahlen.
Eine dunkelhäutige Frau sitzt vor einem Tisch und redet. Unterhalb ein weiß-transparenter Kasten mit der Aufschrift: Tipp 5: Stelle alle Unterlagen und Materialien für deine VA zur Verfügung. Du bekommst dafür tolle Vorschläge und Ideen!

Es mag sein, dass mir jetzt einige VAs widersprechen. Ich bin der Meinung, wenn ich nicht alle Faktoren und Variablen von dir kenne, werde ich es einen anderen Zielkunden ansprechen, als erwünscht.

Das sind einige Punkte und es gibt noch mehr. Doch je besser du vorbereitet bist, desto erfolgreicher wird die Zusammenarbeit! Beherzige deshalb diese 5 Tipps, wenn du mit einer VA zusammenarbeiten willst. Nacharbeit wird keine Bedeutung mehr für dich haben.

 

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